Çalışma hayatının vazgeçilmez öğelerinden biridir, iş toplantıları. İyi planlanmamış toplantılar angarya ve zaman kaybı olarak görülmektedir. Verimsiz iş toplantıları çalışanları o derece rahatsız etmiş ki iş hayatında; “Bir yerde çok toplantı yapılıyorsa az iş yapılıyor demektir.” Şeklinde bir anlayışın gelişmesine sebep olmuştur. Özellikle son bir yıldır sürekli yükselen enflasyon karşısında ezilen çalışanlara, gereksiz toplantılara katılmak için, ulaşım masrafı çıkarmamak gerekiyor. Mümkünse çevrim içi toplantılar tercih edilebilir.
Bu yazımda verimli bir iş toplantısının özelliklerine değineceğim. Vereceğim örnekler “Eğitim Kurumu” özelinde olsa da iş toplantılarının yapısı gereği diğer sektörlere de hitap etmektedir. Verimli bir toplantının anahtarı; mekân, zaman, konu, hazırlık ve kayıt tutma başlıklarıdır.
Öncelikler Türk Bayrağı Kanunu’na göre düzenlenmiş tüzük ve yönetmeliklere göre Bayrağımızın asılı olduğu kapalı mekânlarda düzenlenecek resmi toplantılarda Gazi Mustafa Kemal Atatürk ve Silah Arkadaşlarının manevi huzurunda saygı duruşu ve akabinde İstiklal Marşımızın okunması yasal zorunluluktur. Yasal zorunluluk bir yana; bizlere Ezanımızın dinmediği Bayrağımızın özgürce dalgalandığı bir Vatan bırakan, Atatürk ve Silah Arkadaşlarına olan minnet borcumuzun gereğidir.
Toplantının türüne göre mekân seçimi yapılmalıdır. İstişare ve değerlendirme toplantılarında yuvarlak masa düzeni toplantının daha ılımlı, demokratik bir ortamda geçmesine yardım edecektir. İki tarafın bulunduğu toplantılarda ise tarafların karşılıklı oturabileceği dikdörtgen masa düzeni eşitlik duygusunu ön plana çıkaracağından toplantının verimli geçmesine yardım edecektir. Kurul toplantılarında ise toplantıyı düzenleyen divan kurulunun katılımcıların karşısında konumlandığı salon düzeni en iyi sonucu verecektir. Gün ışığı alan bir mekân tercih ederek çalışanlara pozitif bir ortam sunabilirsiniz. İkram edeceğiniz atıştırmalıklar katılımcıların gözünde “Bize değer veriliyor.” İmajını güçlendirecektir.
Toplantı tarihi belirlenirken katılımcıların görüşü alınmalı ve en az dört iş günü önceden ilan edilmelidir. Günümüzde çalışanların iş temposu son derece yoğundur. Hatta bu yoğunlukta çalışanlar kendilerine ve ailelerine yeterince zaman ayırmakta zorlanmaktadırlar. Ani kararlarla belirlenen toplantı tarihleri çalışanların özel hayatlarında yaptıkları planlamaları bozacaktır. Toplantı tarihini önceden duyurmak çalışanlarınıza verdiğiniz değeri gösterir. Toplantının süresi dikkatli kullanılmalı, başlangıç ve bitiş saatleri belirtilmelidir. 1-3 saat arası süreler idealdir. Saat başı on dakika ara vermek yeterlidir. Toplantı saati belirlenirken mesai saatlerine dikkat edilmelidir.
Gündem, toplantının en önemli unsurudur. Özenle hazırlanmalı en az dört gün önceden katılımcılara duyurulmalıdır. Katılımcılara hazırlık yapabilme fırsatı verilmelidir. Toplantı başladıktan sonra ise katılımcılara; gündeme eklemek isteğiniz husus var mı? Şeklinde sorulmalı, eklenmesi teklif edilen hususlar gündeme alınmalıdır.
Yöneticiler, toplantıdan önce toplanmalı, hazırlık yapmalıdırlar. Toplantı gündemine hâkim olmayan, toplantıya gelen yöneticiler; çalışanların gözünde olumsuz bir imaj bırakır. Yöneticinin önünde bir takım notlar ve kalem hazır bulunmalı. Yoklama için imza listesi, yazmanlar için yeterinde boş kâğıt, mürekkepli kalem, projelerin sonuçları, raporlar vb. sayısal veriler hazır bulunmalıdır.
Toplantıda gündem takip edilmeli, gündem maddeleri mümkünse ekran veya perdeden sunulmalıdır. Yazmanlar tarafsızca seçilmeli, yazmanların yazdıkları yöneticiler tarafından kontrol edilmelidir. Yazmanların okunaklı ve detaylı kayıt tutmaları sağlanmalıdır. Toplantı tutanakları ağızdan çıkan sözler yazılarak tutulur. Tutanaklarda di’li geçmiş zaman kipi kullanılır.” okul müdürü Mehmet DEMİR, … dedi. Söz alan rehber öğretmen Ahmet ER, … dedi. Sınıf Öğretmeni Ali ÇELİK, anasınıfı satın alma komisyonuna aday oldu. ” şeklinde kayıt tutulmalıdır. Kararlar oylanırken olumlu, olumsuz ve çekimser oy sayıları tutanağa yazılmalıdır. Alınan kararlar “Toplantı Karar Tutanağına” maddeler halinde işlenmeli ve tüm sayfaları paraflanmak suretiyle son sayfasına isimleri açılarak katılımcılara imzalatılmalıdır. Toplantı tutanağı ile toplantı karar tutanağının farklı belgeler olduğunu belirteyim. Son olarak ister toplantıda konuşulanların kayda geçirildiği tutanakta ister kararların maddeler halinde yazılıp imzalandığı tutanakta olsun mutlaka, belgenin toplam sayfa sayısını belirtecek şekilde (örn. 2/5) sayfa numaraları yazılmalıdır.
Tüm okurlarıma; katılacakları veya düzenleyecekleri toplantılarda başarılar dilerim. Esen kalın…
