Sayım ve yıl sonu işlemlerini başlat menüsünden 2017 yılı ve her bir ambar için ayrı ayrı yapılmak kaydıyla;
a) Ambar bazında sayım tutanağı oluşturulacak,
b) Sayım tutanağını otomatik tamamla butonu kullanılarak tutanak doldurulacak (say2000i ile TKYS eşitliği sağlandığı varsayılarak, herhangi bir fazla veya noksanlık olmayacağından)
c) Kaydet butonuyla sayım tutanağının içeriği kaydedilecek,
d) Ve “Sayım tutanağını sonlardır” butonuyla ambar için sayım sonlandırılacak, ⦁
Yine aynı menünün “sayım tutanakları listesi” kısmından oluşturulan sayım tutanaklarına ulaşılabilir ve istenildiğinde çıktısı alınabilecektir
, ⦁ Tüm ambarların sayım işlemleri tamamlandığında menüde “Yıl sonu işlemlerini bitir” butonuyla 2017 yılının kayıtlarının kapatılması sağlanır ve bu işlemlerin sonunda “işlemleriniz başarıyla tamamlanmıştır” mesajı alındığında 2017 yılı işlemleri tamamlanmış kabul edilerek 2018 yılı işlemlerine başlanabilecektir.
Ayrıca Taşınır raporları menüsünden harcama birimleri bazında yönetim hesabı için istenilen diğer raporlar alınabilecektir.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin 34.'üncü maddesine göre Taşınır yönetim hesabı aşağıdaki cetvellerden oluşacaktır:
a) Yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı,
b) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli (13 nolu örnek),
c) Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (14 nolu örnek), Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli (18 nolu örnek),
ç) Yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak.
2017 Yılı Taşınır Mal Yönetim Hesabının hazırlanışına ilişkin süreç aşağı da belirtilmiş olup, yönetim hesabı aşağıda belirtilen hususlar çerçevesinde hazırlanacaktır.
a) Taşınır kayıt yetkilisi ile sayımı yapılan ve sayım kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak, ilgisine göre üç nüsha Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli, Müze Yönetim Hesabı Cetveli veya Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir. Bünyesinde tarihi veya sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphane materyalleri bulunan birimler söz konusu cetvellerden ilgili olanını ayrıca düzenlerler.
a) (a) bendine göre düzenlenecek cetvellerin, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek taşınır kontrol yetkilisinin onayı ile muhasebe yetkilisine gönderilir.
b) Muhasebe yetkilisi kendisine gönderilen cetvellerdeki kayıtları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırıp uygunluğunu onaylar ve harcama yetkilisinin onayına sunulmak üzere geri gönderilir. Bu cetvellerin muhasebe kayıtlarıyla tutarlılığı mutlak surette sağlanacaktır. Hesap denkliği sağlanmamış birimler yıl sonu işlemlerini yapmayacaklardır.
ç) Taşınır Mal yönetim hesabı; yetkili mercilerce istenildiğinde ibraz edilmek veya gönderilmek üzere harcama biriminde, yurt dışı teşkilatının taşınır yönetim hesabı ise merkez teşkilatında muhafaza edilir.
Ayrıca muhasebe birimince onaylanmış bir suret il/ilçe konsolide görevlisine gönderilir. Bakanlığımız merkez ve merkez dışı birimleri, muhasebe birimleri ile hesap denkliklerini en geç 25/12/2017 tarihine kadar hesap denkliklerini sağlayacaklardır.
Bu eşitliğin sağlanması sırasında taşınır işlemlerinden kaynaklı kuruş farkları, hazırlanacak kuruş farkları cetveli ile muhasebe birimine bildirilerek kapatılması sağlanacaktır. II ve İlçe konsolide görevlileri, il veya ilçesindeki tüm okul ve kurumlanıl yıl sonuna ait işlemlerin tamamlanmasından sorumludur.
Bu kapsamda ilgi (a) yazımız çerçevesinde yetki alanları içerisindeki okul ve kurumların yıl sonu cetvellerinden muhasebe birimince onaylanmış Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli ve Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli ile sistemden alınacak konsolide cetvelleri yetkili mercilerce istenildiğinde ibraz edilmek veya gönderilmek üzere birimlerinde muhafaza edeceklerdir. Bakanlığımız merkez ve taşra harcama birimlerinin yukarıda açıklanan şekilde; KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden yıl sonu işlemlerinin yapılması ve yönetim hesabı cetvellerinin alınması işlemlerinin, en geç 31 Aralık 2017 tarihi mesai bitimine kadar tamamlaması için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir.
