Toplum bilimlerinde bürokrasi üç değişik anlamda kullanılmaktadır. Bürokrasinin birinci anlamı konuşma dilinde “bugün git yarın gel” olan kırtasiyeciliktir. İkinci anlamı, kamu sektöründe yer alan örgütlerin ve bu örgütlerde çalışanların oluşturduğu sistem anlamına gelir. Üçüncü anlamı, toplum bilimlerde bir ideal tip kategorisini oluşturur. Weber, hiyerarşi, liyakat, tarafsızlık, kuralcılık vb. ilkelerin saf biçimlerinde egemen olduğu bir kurum tipini bürokrasi olarak tanımlamıştır.i
Bütün bu tanımlamalara rağmen, toplumun bürokrasinin işleyişine iyi gözle bakmadığı belirtilmektedir. Bürokrasi çoğu zaman olumsuz bir kelime olarak algılanır. İnsanların aklına bürokrasi denilince katılık, işleri zorlaştırma, işe yaramayan kurallar, yazışma geldiğinden söz edilebilir.
Bürokrasi kavramına öncülük eden ilk çalışma Alman sosyolog Max Weber’e aittir. Weber, örgütsel yapının ideal şekli olarak bürokrasi kavramını geliştirmiştir. Weber’e göre ideal bürokrasinin özellikleri şu şekildedir;ii
a. Örgütsel büyüme: Weber'in teorisinde bürokratik örgütlenmenin temel şartı "büyüklük"tür. Yani örgüt belli bir büyüklüğe eriştikten sonra bürokratik kurallara göre örgütlenmektedir. Küçük çaplı örgütlerde ilişkiler yüz yüze olduğundan yazılı kurallardan çok sözlü uyanlar ve teamüller geçerlidir. Örgüt büyümeye başlayınca yazılı kurallar gerekli hale gelmekte ve bürokratik örgütlenme ihtiyacı doğmaktadır.
b. Uzmanlaşma ve işbölümü: Bürokratik örgütler uzmanlaşma ve işbölümüne dayalı olarak örgütlenmektedirler. İşbölümü, çağımıza gelene kadar var olan bir nitelik ise de Hukuki/Rasyonel bürokrasilerde işbölümü daha ileri seviyede olup uzmanlaşmaya imkan tanımaktadır. Bürokratik örgütlenmenin uzmanlaşmaya imkan vermesi verimliliği artırmakta, üretimi çoğaltmakta ve kaliteyi yükseltmektedir.
c. Hiyerarşik bölünme: Hiyerarşik örgütlenme sayesinde otorite bir merkezde toplanmakta, ast-üst derecelenmesiyle bölünen işler birbirine bağlanmaktadır. Görevler ve yetkiler, hiyerarşik sistem içinde uyumlu olarak dizilmektedir.
d. Kuralların yazılı oluşu: ideal tip bürokrasilerde kurallar ve emirler yazılı olup önceden konmuştur. Her görevlinin yetki ve sorumluluğu bellidir. Yetkiler ve sorumluluklar makamlara verildiğinden kişisel değil kurumsaldır.
e. Bilgi ve liyakata önem verme: İdeal tip bürokrasilerde görev ve yetkileri önceden belirlenmiş makamlara memur alma, teknik yeteneği ve bilgiyi objektif olarak ölçmeye yönelik imtihanlarla yapılır. Bilgi ve liyakat işe almada itibar edilen temel ölçüdür. Atama ve yükseltmelerde bilginin yanı sıra kıdem de rol oynamaktadır.
Küçüklü-büyüklü birçok örgütte, bu arada okullarda da bir yönetim modeli olarak uygulanmakta olan bürokratik yönetim modelinin birçok aksayan yönü de vardır. Bunlardan birincisi; yüksek düzeyde iş bölümü, birçok işin orijinal ve ilginç yönünü azaltır.
İkincisi; bürokratik kurallara aşırı bağımlılık, verimsizlik ve durağanlığa yol açabilir.
Üçüncüsü; yetki hiyerarşisi uygulamada sadece yukarıdan aşağıya uygulanmakta ve astlar ile üstler arasında kopukluk yaşanmaktadır.
Dördüncüsü; işe alma ve yükselmede performansın ölçülmesi giderek zorlaşmaktadır.
Beşincisi ise bürokrasinin, insanlar üzerinde katı ve kontrol odaklı yapılar oluşturduğudur.
Bu olumsuz yönler, örgütsel yapı yaklaşımlarında daha samimi, sıcak, eğitici, güven veren, önemseyen ve ilgi çekici olan fikirlerin gündeme gelmesine neden olmuştur. Bu tür yaklaşımlar, ‘Mükemmeli Arayış’, ‘Beşinci Disiplin’, ‘İlke Merkezli Liderlik’, ‘Öğrenen Okullar’ gibi kitaplarda detaylarıyla irdelenmiştir. Bu tür örgütlerde insanlar daha mutlu ve daha yüksek iş doyumu ile çalışmaktadır.
